Con frecuencia en las conversaciones iniciales con los líderes de negocios aparece las frase “si así somos tan buenos, te imaginas si nos organizáramos; ¡Nadie nos para!”, o bien, “está es la organización actual ¡por el momento, mientras la cambiamos!”

Estas conversaciones se originan cuando la empresa ha estado creciendo por un tiempo a un buen ritmo. De pronto hay muchas cosas por hacer, algunas se van quedando atoradas porque  no hay quien las haga. Todos están trabajando 24/7 y a pesar de que contratan más personas, el agobio de tantas cosas por hacer y tantas oportunidades sin aprovechar no desaparece. Eventualmente el crecimiento se detiene o el desgaste de las personas se hace insoportable.

En todas las etapas de la empresa, la estructura y el funcionamiento de la organización se convierten en uno de los factores más importantes para el éxito de las empresas y las instituciones. Está claro que una estrategia sin una buena implementación, son ilusiones y que la ejecución sin una buena estrategia no es más que activismo, pruebas y errores sin fin. Pero lo que está detrás de las dos y lo indispensable para una buena estrategia  y una buena ejecución es una buena organización.

Las empresas con problemas de organización parecen juegos de fútbol infantil. Los 22 jugadores rodeando la pelota, todos queriendo pegarle al mismo tiempo y se les olvida dónde está la portería. Así sucede en las empresas. Todos tratando de resolver un solo problema y nadie atendiendo los problemas que se están gestando por falta de atención.

Esta falta de organización deja huecos que provocan fallas en el servicio al cliente o en el control del efectivo o en alguna cosa o actividad que repercuten en la rentabilidad, en el control o al final, en la confianza para el crecimiento.

Conforme la empresa crece las personas involucradas en la empresa aumentan y se necesita un sistema que les permita dividirse el trabajo y tener las bases para comunicarse y para coordinarse de tal forma que el producto o el servicio llegue al cliente cuando el cliente lo necesita y al precio que puede pagar.

Al crecer y aumentar las personas en la organización se incrementan las conversaciones e interacciones que una persona puede tener en un día normal y aumentan los riesgos de una mala comunicación. Si la empresa está constituida por digamos 5 personas, cada una de ellas puede interactuar con otras cuatro, si en lugar de 5 hay 20 personas se puede imaginar la cantidad de conversaciones que suceden en un día y en total lo que pasa en toda la empresa. Por eso se tiene que construir a una organización que regule las conversaciones.

Conforme vaya creciendo el número de personas se debe tener una estructura de organización que permita mantener simple la empresa ya que sólo los sistemas simples pueden ser operados eficientemente.

Las teorías sobre organización y los principios sobres los cuales construir una estructura que funcione no son nuevos. Sun Tzu, un general chino escribió “Generalmente el manejo de muchos es igual al manejo de pocos, es cuestión de organización” pero los líderes empresariales tienen que aprender esto una y otra vez porque todos creen que su caso es especial, su industria, los clientes y la competencia les hacen pensar que el suyo se trata de caso único y especial y batallan para organizarse porque no saben cómo empezar.

También tiene una receta de aplicación universal  “Es preciso asignar responsabilidades a los generales y sus ayudantes para determinar las fuerzas que compondrán la tropa” Hoy decidimos nombrar a los directores, a los gerentes y los jefes; asignarles responsabilidades y determinar el tamaño de la organización. Los principios son los mismos, la ventaja es que el día de hoy hay más de 5,000 años de experiencia en el diseño de organizaciones, en el nombramiento de puestos y la clarificación de las responsabilidades.

Casi todas las organizaciones son reorganizaciones. Rediseñamos la estructura y no tenemos que inventarlo todo ni empezar desde cero. Todo está en empezar a organizarse para ser; tan buenos como se puede ser, diseñando y construyendo las estructuras de organización, los procesos de coordinación y la cultura, esto es reorganizando lo que estamos haciendo y cómo lo estamos haciendo, para hacerlo mejor.