Como cada año, en muchas empresas y ahora también en el estado y municipios de Nuevo León, se está iniciando la temporada de planes y, como cada ocasión, el objetivo es el mismo: ponerse de acuerdo sobre lo que se debe hacer en el próximo año con vistas al mediano y largo plazos.Con los talleres o retiros de planeación, el líder empresarial busca poner orden a lo que le está pasando a la empresa y anticipar lo que sigue para preparar y anticipar los cambios necesarios. Es temporada de hacer planes. A veces el objetivo que se busca con estos eventos es tan ambicioso como configurar todo un nuevo plan de negocios, o más modesto como hacer el plan operativo anual o un presupuesto para el próximo año.Pero todos estos eventos implican esfuerzo. Llevan tiempo de preparación y de coordinación de agendas, temas y prioridades. Sin embargo, por más esfuerzo que se le dedique, y a la sensación de logro y entusiasmo con que suelen terminar estos eventos, no siempre se realizan los cambios esperados y los resultados durante el siguiente año quedan muy por debajo de lo que se deseaba alcanzar. ¿Cómo lograr entonces que los frutos de esos ejercicios repercutan en los resultados que al final son el objetivo del proceso de planeación? ¿Cómo alinear los esfuerzos para resolver las amenazas y concretar las oportunidades? Después de participar por más de 15 años en decenas de procesos, hemos diseñado un check list que ayuda a hacer que el proceso de planeación sea más exitoso.

1. Planear para planear. La planeación es un proceso y el evento de planeación es un proyecto. Esto significa que antes del evento hay que hacer el plan de trabajo; clarificar los resultados esperados del evento; seleccionar a los participantes y los tópicos a discutir; preparar el lugar de reunión, el material y la información, y por último diseñar detalladamente la agenda de la reunión.

2. Clarificar muy bien el objetivo de la sesión de planeación. Con frecuencia se busca que sea al mismo tiempo no sólo diseño de la estrategia y planeación operativa, sino también «team building», foro de rendición de cuentas, etcétera, todo al mismo tiempo y todo en la misma sesión. Esto hace perder foco y desperdiciar tiempo valioso; lo mejor es dedicar una sesión separada a cada uno de los objetivos.

3. Planear para ejecutar. Muchos ejercicios fallan porque se quedan en el nivel conceptual, pero les falta el elemento de enlace con la realidad del día con día. Como parte de la planeación se debe definir el proceso de seguimiento y monitoreo de los avances, para lo cual se deben definir las métricas más importantes, los foros de rendición de cuentas y las repercusiones en el bolsillo de los responsables de la implementación.

4. La estrategia no es tarea de un solo día. Se recomienda que la planeación no se realice en un solo evento sino en tres o cuatro sesiones más cortas donde se van afinando los proyectos, estrategias y planes de trabajo y permite corregir con más información los supuestos anteriores y validar compromisos.

5. ¿Quién debe asistir? Más vale que sobren invitados que dejar a alguien frustrado en la oficina. Como reza el viejo adagio, «quien no participa en la planeación no se compromete para la ejecución».

6. ¿Cuál debe ser el alcance? La pregunta clásica es ¿corto plazo o largo plazo? Se considera que de inicio lo mejor es hacer los planes para definir los próximos 3-6 meses y después abordar la planeación de largo plazo con una perspectiva más estratégica.

7. Empezar por el cliente. Toda planeación debiera iniciar por la parte medular, esto es, por el cliente. Es vital que la estrategia y la planeación giren alrededor del cliente. Si no hay información sobre el cliente, sobre quién es, qué necesita o qué le preocupa, el primer plan de trabajo debe ser cómo reunir esa información.

8. Practicar/practicar. Al igual que, al ver a los atletas o deportistas de alto rendimiento, parece muy sencillo y fácil lo que hacen y, sin embargo, implica horas y horas de práctica, prueba y corrección, así las empresas deben aprender con práctica y comunicación y repetición de las experiencias hasta lograr un proceso estratégico útil, consistente y a la vez flexible.

Al final, no hay que preocuparse si a la primera no todo sale bien, lo importante es perseverar en el proceso de planeación y al cabo de pocos años éste parecerá sencillo, elegante y, sobre todo, una herramienta muy poderosa para alinear a la organización y comprometerla a lograr los resultados.